Щодня близько 112,4 млрд листів розлітаються по всьому світу, з них 122 «прилітає» одній людині. Незважаючи на зростання популярності інших інтернет-каналів зв'язку, кількість електронних листів, що відправляються, продовжує зростати. Це призводить до того, що люди (включно з клієнтами) шукають приводу ігнорування листів, які не потребують особливої уваги, щоб сфокусуватися на важливіших повідомленнях та завданнях.
1. Висловлюєтеся незрозуміло і не кажіть конкретно, що ви хочете
Яка мета листа? Чи ви написали зрозуміле для адресата повідомлення? Може, люди, яким ви надіслали повідомлення, не відповідають, бо вони не знають, що ви чекаєте від них на відповідь?
Просіть у листуванні те, що потрібно від адресата: файл, прийняття остаточного рішення, уточнення; і нехай вони знають, коли це потрібно – пишіть термін. Якщо відповіді не потрібні, тому що ви просто ділитеся новинами, нехай вони про це теж знають.
Ви чітко сформулювали прохання, але чомусь вам досі не відповідають... Перечитайте ще раз. Чи легко знайти запит на тлі всього, що написано у листі? Чи знають вони, що ви чекаєте саме від них, а не від когось іншого?
Пишіть конкретно та зрозумілоі не забувайте про терміни відповіді.
2. Занадто довго і нечитаемо
Хоча б раз у житті кожен із нас отримував дуже довгі листи. Коли ми бачимо простирадла тексту, ми відчуваємо себе змученими лише за думки, що це повідомлення потрібно перечитати разів 100, щоб знайти щось важливе. Ви самі читаєте такі листи? Чого ж ви чекаєте від клієнтів?
Позбудьтесявід стоп-слів та фраз, таких як «я сподіваюся», «якби ви могли», «коли у вас буде небагато часу», і т.д.
Видалітьвеликий переказ незалежно від того, наскільки великим є ваше завдання.
Забезпечтеповідомлення є достатнім контекстом, щоб одержувач розумів, про що ви говорите.
Пишітькороткі листи і тільки те, що стосується конкретно цієї теми чи питання.
Використовуйтепрості речення та слова незалежно від того, про що ви пишете. Короткі абзаци, марковані списки та прогалини допоможуть уникнути цунамі зі слів.
3. Занадто багато людей, поставлених у копію
Існують дві основні небезпеки, коли ви ставите в копію листа багато людей і хочете отримати відповідь на нього.
По-перше, ніхто не відповість або не розбиратиметься в тому, що ви просите, припускаючи, що про це подбає хтось інший зі списку адресатів. Така поведінка людини називається ефект свідка.
По-друге, копія на багатьох людей стала звичкою в e-mail розсилці. Якщо ви так робите, то вже привчили людей відкладати ваші листи на потім, оскільки ці листи не належать особисто до них і вони стають низькопріоритетними.
4. Надсилання надто великої кількості листів, або довгий ланцюг листування
У тісному зв'язку з попередньою проблемою перебуває постійне розсилання електронних листів з ланцюжком відповідей довгої розмови, пересиланням відповідей, а також листи-копії всім адресатам. Не будьте тією настирливою мухою, яка дзижчить у поштовій скриньці. Ці листи ніхто не читатиме!
Бажаєте, щоб клієнти відповіли на повідомлення? Переконайтеся, Що лист написано по суті.
5. Погана тема листа
Правила листів, що продають, відносяться і до бізнес листування. Важливий лист із непридатним заголовком не приверне уваги. Тема вашого листа має бути чіткою та спонукаючою до дії.
Пишітьтему листа, адаптований для читання зі смартфонів. Наразі багато людей розбирають пошту у мобільних телефонах. Те саме стосується і першого рядка вашого листа. Грунтуючись на статистиці сервісу поштових розсилок MailChimp, ідеальною довжиною вважається тема 28-39 символів, але не більше 50 символів.
Використовуйтеперший рядок листа як спонукання до читання.
6. Погані манери
Написання коротких і прямолінійних листів у грубому тоні не дає права опускати всі норми цивілізованої поведінки. Повідомлення, в якому не говориться нічого, крім «надішліть мені відгук на електронну книгу сьогодні» є коротким і грубуватим. І хто захоче відповідати на це?
Етикет листування все ще існує, також як привітання та підпис у листі. Електронна пошта також має свій власний етикет, якому варто слідувати. Граматичні помилки відлякують людей.
Люди люблять допомагати добрим людям. Статиім.
7. E-mail листування як невідповідний спосіб для комунікацій
Для спілкування із клієнтами використовують різні канали. І для деяких потреб email листування далеко не найкраще рішення.
Для вирішення термінових питань підходять чати та месенджери. Деякі завдання потребують обдуманого, спільного обговорення, до чого e-mail розсилка не пристосована. Оптимальний варіант – телефонний дзвінок або відео-чат. І це логічно, коли в обговоренні беруть участь одразу кілька людей.
Для соціальної взаємодії існує велика кількість технологій. Але ваша мета – отримати відповідь на вашого листа. Перед тим як надіслати e-mail повідомлення, подумайте, наскільки цей метод є ефективним для досягнення вашої мети.
PS Упевнені, що наведений список помилок дозволить вам переглянути роботу з поштою та отримувати більше потрібних і важливих відповідей вчасно.
Оригінал статті HubSpot. Над перекладом тексту працювала Є.Горбатенко, PR-менеджер INOSTUDIO; редактура та адаптація тексту – Є.Поліканіна, спеціаліст з маркетингу INOSTUDIO.
Що таке електронна пошта? У сучасному діловому світі це:
- Ваше обличчя. Саме за допомогою email можна створити позитивний образ в очах контрагента чи зіпсувати перше враження.
- Ваш робочий інструмент. Дуже багато спілкування із зовнішнім світом відбувається по email. Тому, добре володіючи цим інструментом, можна полегшити собі життя.
- Потужний фактор, що відволікає. Зовнішній світ намагається дістати вас, відволікти та збити з правильного шляху через email.
З цих позицій подивимося на роботу з електронною поштою. Почнемо із простого.
Оформлення листа
Я користуюся поштовим клієнтом Mozilla Thunderbird, тому розповідатиму на його прикладі. Створимо новий лист і підемо зверху вниз за списком полів.
Кому. Копія. Прихована копія
Можливо, хтось не знає, але "Кому" у Mozilla можна змінити на "Копія" або "Прихована копія".
- Кому: пишемо основного адресата або кілька адресатів через крапку з комою
- Копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але від кого ми не чекаємо на реакцію.
- Прихована копія: пишемо того, хто має ознайомитися з листом, але повинен залишитися невідомим для решти отримувачів листа Особливо доречно використовувати для масових розсилок ділових листів, наприклад повідомлень.
Неправильно у масовій розсилці вказувати одержувачів через поля "Копія" або "Кому". Кілька разів на рік отримую листи, у яких перераховано 50–90 адресатів у полі «Копія». Наявне порушення privacy. Не всім із твоїх адресатів потрібно знати, з ким ще ви працюєте на аналогічну тему. Добре, якщо це знайомі між собою люди. А якщо у списку конкуруючі компанії, яким невідомо одне про одного? Як мінімум, потрібно бути готовим до зайвих пояснень, як максимум - до припинення співпраці з одним з них. Не треба так.
Тема листа
Про важливість теми листа часто пишуть (іноді розумно) у своїх корпоративних блогах професійні сервіси розсилок. Але там найчастіше йдеться про листи, що продають, де тема листа вирішує завдання «email повинні відкрити».
Ми ж обговорюємо щоденне ділове листування. Тут тема вирішує завдання «лист та його автора мають легко ідентифікувати і потім знайти». Причому ваша старанність повернеться до вас у вигляді карми численних листів у відповідь, тільки з приставками Re:або Fwd, Серед яких доведеться шукати потрібний лист на тему.
Двадцять листів – це обсяг одноденного листування менеджера середньої ланки. Про підприємців та власників бізнесу взагалі не кажу, у них кількість листів іноді зашкалює за 200 і більше на день. Тому ще раз: не надсилайте листи з порожньою темою.
Отже, як правильно формулювати тему листа?
Помилка №1 : тільки назва компанії у темі. Наприклад, "Небо" і все. По-перше, напевно, ви не один з вашої компанії спілкуєтеся з цим контрагентом. По-друге, жодного сенсу така тема не приносить, адже назва вашої компанії і так видно з адреси. По-третє, вгадайте, як виглядатиме ваша власна скринька при такому підході до листування? Приблизно так.
Зручно шукати на такі теми?
Помилка №2 : заголовок, що кричає, що продає. Здорово, якщо ви можете писати такі заголовки. Ось тільки чи доречне застосування цих навичок у діловому листуванні? Згадайте мету теми ділового листа: не продати, а забезпечити ідентифікацію та пошук.
Текст листа
Є безліч посібників з написання текстів для різних випадків життя. Наприклад, багато корисного у Максима Ілляхова, Олександра Амзіна та інших майстрів слова. Раджу почитати їхні статті хоча б для підвищення загальної грамотності та покращення загальної стилістики писемного мовлення.
У процесі написання листа ми маємо послідовно ухвалити кілька рішень.
Питання ввічливості . На початку листа можна розпливтися в люб'язностях або навіть ніжності в дусі «Милий мій Родя, ось уже два місяці з лишком, як я не розмовляла з тобою письмово, від чого сама страждала і навіть іншої ночі не спала, думаючи». Дуже ввічливо і дуже затратно, як у часі на твір такого вступу, і у часі співрозмовника з його прочитання. Листування ж ділова, пам'ятаєте? Чи не твір епістолярного жанру на конкурс і не лист матері Раскольникову, а ділове листування.
Поважаємо свій час і одержувача!
Представлятися і нагадувати обставини знайомства має сенс лише у першому листі, який відправляється після скороминущої зустрічі на виставці. Якщо ж це продовження співпраці або поточне листування, у першому листі на день пишемо: «Здрастуйте, Іване», у другому та наступних: «Іване, …».
Звернення . Мене завжди хвилювало питання, до кого звернутись у листі, якщо одержувачів кілька. Нещодавно я писав листа, зверненого до трьох дівчат на ім'я Ганна. Нітрохи не сумніваючись, я написав «Здрастуйте, Ганно» і не парився. Але так щастить далеко не завжди.
Що робити, якщо одержувачів три чи навіть сім, і вони не носять одне ім'я? Можна перерахувати за іменами: «Доброго дня, Родіон, Пульхерія, Авдотья та Петро Петрович». Але це довго і займає час. Можна написати: «Здрастуйте, колеги!».
Я для себе використовую правило звертатися на ім'я до того, хто стоїть у полі «Кому». А до тих, хто у копії, не звертатися взагалі. Це заодно дозволяє точніше визначити (одного!) адресата листи і ціль цього листа.
Цитування . Часто листування є ланцюжок листів із запитаннями та відповідями - словом, діалог. Хорошим тоном вважається не видаляти історію листування і писати свою відповідь зверху цитованого тексту, щоб, повернувшись до цієї листування через тиждень, можна було легко прочитати діалог зверху вниз по спадних дат.
Чомусь за умовчанням у Mozilla стоїть налаштування «Встановити курсор після тексту». Рекомендую її змінити в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису" → "Складання та адресація". Повинно бути так.
Мета листа . Ділові листи бувають двох видів:
- коли ми просто інформуємо співрозмовника (наприклад, звіт про виконану роботу протягом місяця);
- і коли ми чогось хочемо від співрозмовника. Наприклад, щоб він погодив прикладений рахунок на оплату.
Як правило, листів, що спонукають, у рази більше, ніж звітних. Якщо ми хочемо чогось досягти від співрозмовника, дуже важливо сказати про це у листі прямим текстом. Заклик до дії повинен супроводжуватися зверненням по імені та йти останньою пропозицією у листі.
Неправильно : «Порфірію Петровичу, я знаю, хто зарубав бабусю»
Правильно : «Порфиріє Петровичу, це я зарубав бабусю, будь ласка, вживіть заходів щодо мого арешту, втомився мучитися!».
Чому кореспондент має за вас думати, що йому робити із цим листом? Адже він може ухвалити і неправильне рішення.
Підпис у тексті . Вона повинна бути. Тим більше, всі поштові клієнти дозволяють налаштувати автопідстановку підпису, наприклад класичне «З повагою, …». У Mozilla це робиться в меню "Інструменти" → "Параметри облікового запису".
Писати чи не писати контакти у підписі – особиста справа кожного. Але якщо ви хоч якось пов'язані з продажем – обов'язково пишіть. Навіть якщо угода не відбудеться за підсумками комунікації, у майбутньому вас легко знайдуть контакти з підпису.
Насамкінець ще одна фішка тіла листа для тих співрозмовників, хто не любить (не може, не хоче, не має часу) відповідати на ваші листи. Вкажіть у тексті листа промовчання. Наприклад, «Порфирію Петровичу, якщо не прийдете мене заарештовувати до 12:00 п'ятниці, то я вважаю себе амністованим». Зрозуміло, термін має бути реальним (не варто текст із прикладу відправляти у п'ятницю об 11:50). Одержувач повинен фізично мати змогу прочитати та прийняти рішення за вашим листом. Таке "замовчання" знімає з вас відповідальність за невідповідь співрозмовника. Як і завжди, до застосування цієї фішки потрібно підходити розумно. Якщо людина вчасно та регулярно відповідає на ваші листи, такий ультиматум може її якщо не образити, то трохи напружити чи привести до рішення не відповідати на лист прямо зараз, а змусити вас чекати на п'ятницю.
Вкладення
Листи часто бувають із вкладеннями: резюме, комерційні пропозиції, кошториси, графіки, скани документів – дуже зручний інструмент і водночас джерело популярних помилок.
Помилка : Великий розмір вкладення Часто надходять листи з розміром вкладень до 20 МБ. Як правило, це скани будь-яких документів у форматі TIFF, з роздільною здатністю 600dpi. Поштова програма кореспондента майже напевно зависне на кілька хвилин у марних спробах завантажити попередній перегляд цього вкладення. І не дай боже одержувачу спробувати прочитати цей лист на смартфоні…
Особисто я такі листи одразу видаляю. Чи не хочете, щоб ваш лист опинився в кошику до прочитання? Проконтролюйте розмір вкладення. Рекомендується, щоб воно було не більше ніж 3 МБ.
Що робити, якщо вона перевищує?
- Спробуйте переналаштувати ваш сканер на інший формат та роздільну здатність. Наприклад, PDF і 300dpi виходять цілком читабельні скани.
- Згадайте такі програми, як архіватор WinRar або 7zip. Деякі файли добре стискаються.
- Що робити, якщо вкладення величезне і стиснути його не виходить? Наприклад, майже пуста база бухгалтерії важить 900 МБ. На допомогу прийдуть хмарні сховища інформації: Dropbox, Google Drive тощо. Деякі сервіси, наприклад Mail.ru, автоматично перетворюють величезні вкладення посилання на хмарне сховище. Але я волію сам керувати своєю інформацією, що зберігається у хмарі, тому автоматизацію від Mail.ru не вітаю.
І ще одна не зовсім очевидна рекомендація про вкладення – їх ім'я . Воно має бути зрозумілим та прийнятним для одержувача. Якось ми в компанії готували комерційну пропозицію на ім'я… нехай буде Федора Михайловича Достоєвського. Я отримав від менеджера лист із проектом КП на узгодження, і у вкладенні був файл із ім'ям «ДляФеді.docx». З менеджером, який відправив мені це, відбувся діалог приблизно такого змісту:
Дорогий менеджере, ти особисто готовий підійти до цієї поважної людини і назвати її в обличчя Федю?
Якось ні, шановна ж людина, її всі на ім'я по батькові називають.
Чому ж ти вкладення назвав "ДляФеді"? Якщо я просто зараз перешлю йому, як думаєш, він купить у нас сокири з цього КП?
Я збирався потім перейменувати.
Навіщо готувати міну уповільненої дії – відмова потенційного клієнта – чи створювати собі зайву роботу з перейменування файлу? Чому б відразу не назвати вкладення правильно: «ДляФедораМихайловича.docx» чи ще краще - «КП_Небо_Топоры.docx».
Отже, з email як «обличчям» більш-менш розібралися. Давайте перейдемо до розгляду електронної пошти як інструменту ефективної роботи і поговоримо про її складову, що відволікає.
Робота з листами
Електронна пошта - це потужний фактор, що відволікає. Як і з будь-яким фактором, що відволікає, з поштою потрібно боротися шляхом посилення правил і впровадження розкладу роботи.
Як мінімум потрібно вимкнути ВСІ повідомлення про надходження пошти. Якщо поштовий клієнт налаштований за замовчуванням, вас сповістять і звуковим сигналом, і поблимають іконкою поряд із годинником, і покажуть прев'ю листа. Словом, зроблять все, щоб спочатку відірвати вас від копіткої роботи, а потім занурити в вир непрочитаних листів і непроглянутих розсилок - мінус годину-другу з життя.
У когось могутня сила волі дозволяє не відволікатися на повідомлення, а звичайним людям краще не спокушати долю та відключити їх. У Mozillla Thunderbird це робиться за допомогою меню «Інструменти» → «Установки» → «Основні» → «У разі появи нових повідомлень».
Якщо немає повідомлень, як зрозуміти, що надійшов лист?
Дуже просто. Ви самі, усвідомлено, виділяєте час на розбір пошти, відкриєте поштовий клієнт та побачите всі непрочитані повідомлення. Це можна робити двічі на день, наприклад в обід і ввечері або під час вимушених простоїв, припустимо, у пробках.
Часто запитують, як же час реакції та термінові листи? Відповідаю: у вас немає термінових листів у пошті. Якщо ви не працюєте у відділі клієнтської підтримки (у такому відділі свій регламент роботи з поштою).
Якщо і будуть термінові листи, то відправник повідомить вас про це іншими каналами - телефон, SMS, Skype. Тоді ви усвідомлено зайдете у поштовий клієнт та опрацюєте термінову пошту. Усі гуру тайм-менеджменту (наприклад, Гліб Архангельський із його «Тайм-драйвом») декларують стандарт відповіді на email до 24 годин. Це нормальне правило гарного тону – не чекати від співрозмовника миттєвих відповідей по email. Якщо ж є терміновий лист, повідомити про це швидшими каналами зв'язку.
Отже, повідомлення ми відключили і тепер включаємо поштового клієнта за своїм розкладом.
Що ж робити, коли ми зайшли до пошти і зайнялися діяльністю під назвою «розбираю електронну пошту»? Де початок та кінець цієї роботи?
Я багато чув про систему zero inbox, але, на жаль, не зустрічав жодної людини, яка її застосовує. Довелося винаходити свій велосипед. Статті з цієї теми є на Лайфхакері. Наприклад, «». Нижче я розповім про систему zero inbox у моїй інтерпретації. Буду вдячний, якщо гуру GTD відзначаться у коментарях, доповнять або покращать описану систему.
Важливо зрозуміти та прийняти, що електронна пошта – це не планувальник завдань та не архів для вашої діяльності. Тому папка "Вхідні" повинна бути завжди порожньою. Якщо ви взялися за розбір вхідних, не зупиняйтесь і не відволікайтеся ні на що, поки не спустошіть цю папку.
Що робити з листами до вхідних? Потрібно пройтися послідовно по кожному листі та видалити його. Так, просто виділити та натиснути на клавіатурі Delete. Якщо не вдається змусити себе видалити листа, доведеться приймати рішення, що з ним робити.
- Можете відповісти на нього за три хвилини? Чи потрібно на нього відповідати? Так, потрібно, і відповідь займе не більше трьох хвилин, тоді відповідайте одразу.
- Відповідати потрібно, але підготовка відповіді триватиме понад три хвилини. Якщо користуєтеся планувальником завдань, що дозволяє перетворити лист на завдання, перетворите email на таск і на якийсь час забудьте про нього. Я, наприклад, використовую чудовий сервіс Doit.im. Він дозволяє згенерувати персональну email-адресу: пересилаєш на неї листа, і він перетворюється на завдання. Але якщо у вас немає планувальника завдань, перенесіть листа в підпапку «0_Виконати».
- Після швидкої відповіді на лист, перетворення його на завдання або простого ознайомлення необхідно вирішити, що робити з цим повідомленням далі: видалити або відправити в одну з папок на тривале зберігання.
Ось які папки для тривалого зберігання маю.
- 0_Виконати.У мене такої папки немає, але якщо у вас немає планувальника, повторюся, сюди можна складати листи, які потребують детального опрацювання. Цю папку теж потрібно регулярно очищати, але вже з вдумливим підходом до спеціально виділеного на цей час.
- 1_справ.Сюди я складаю листи з довідковою інформацією: вітальні листи з логінами від різних веб-сервісів, квитки на майбутні рейси тощо.
- 2_Проекти.Тут зберігається архів листування за партнерами та проектами, з якими є поточні взаємини. Звичайно, для кожного проекту чи партнера заведено окрему папку. У папку партнера я складаю листи не лише від його співробітників, а й листи від співробітників «Неба», пов'язаних із цим партнером. Дуже зручно: при необхідності все листування за проектом під рукою за пару кліків.
- 3_Музей.Сюди я закидаю ті листи, які видалити шкода, і користь від них неочевидна. Також сюди перекочовують папки із закритими проектами із «2_Проекти». Словом, у «Музеї» зберігаються перші кандидати на вилучення.
- 4_Документи.Тут лежать листи з електронними зразками документів, які можуть стати в нагоді в майбутньому для бухгалтерії, наприклад акти звірок від клієнтів, квитки за поїздками, що відбулися. Папка багато в чому перегукується з папками «2_Проекти» та «1_Справ», лише у ній зберігається бухгалтерська інформація, а папці «2_Проекты» - управлінська. У «4_Документи» – мертва інформація, а у «2_Проекти» – жива.
- 5_Знання.Сюди я складаю лише справді корисні розсилки, до яких хочу повернутися через час для натхнення чи пошуку рішень.
Є й інші налаштування поштового клієнта, які є важливими для роботи цієї системи. По-перше, за замовчуванням Thunderbird стоїть прапорець «Помічати повідомлення як прочитані». Я волію робити це усвідомлено, тому прапорець геть! Для цього заходимо в меню "Інструменти" → "Установки" → "Додатково" → "Читання та відображення".
По-друге, використовуємо фільтри . Раніше я активно застосовував фільтри, які на адресу відправника автоматично переправляли листи до відповідних папок. Наприклад, листи від юриста переміщувалися до папки «Юрист». Відмовився від такого підходу з кількох причин. Перша: листи від юриста у 99% випадків відносяться до якогось проекту чи партнера, а отже, підлягають переміщенню до папки цього партнера чи проекту. Друга: вирішив додати свідомості. Ви самі повинні вирішити, де має зберігатись конкретний лист, а шукати необроблені повідомлення зручніше лише в одному місці – у вхідних. Зараз фільтри використовую тільки для рознесення папок автоматичних регулярних листів з різних систем, тобто листів, які не вимагають від мене прийняття рішень. Фільтри Mozilla Thunderbird налаштовуються в меню «Інструменти» → «Фільтри повідомлень».
Отже, при правильному підході на електронну пошту має йти від 10 до 60 хвилин на день залежно від обсягу листування.
Так, ще одне. Адже ви вже відключили повідомлення про надходження нових листів? ;)
Не забувайте ставити адресатів листа у приховану копію, якщо не всі одержувачі мають бачити один одного.
BCC, або Blind Carbon Copy- це те, що у російській мові називається прихованою копією. Завдяки їй одержувач не бачить усіх інших адрес, куди надходить лист. Ця функція зустрічається у всіх поштових сервісах, від Outlook до Gmail, і якщо ви досі не знаєте про її існування, цілком можливо, що ваші колеги і клієнти вас недолюблюють.
Насамперед прихована копія - це негласний етикет електронного листування. Як не варто, так само не варто нікому показувати чужі поштові адреси. І навіть якщо ви таки натиснули на улюблену кнопку «Відповісти всім», до одержувачів у BCC ваше повідомлення не дійде.
Не всім це відомо, але BCC не лише захищає електронні адреси від сторонніх очей, а й працює як своєрідний антивірус, не пропускаючи спам на ваш комп'ютер. Все через те, що вірусам, що переміщаються електронною поштою, недоступні приховані електронні адреси. І хоча поштова адреса в інтернеті не настільки особиста і важлива, як домашня, у відкритому доступі залишати її не варто - інакше спаму, швидше за все, не уникнути.
Крейг Чайлд
журналіст
«Прихована копія – це та графа, куди ви поміщаєте контакти, які не повинні бути помітні іншим людям. Зазвичай її використовують для розсилок і спаму, але це поле зручно, щоб дотримуватися пристойності і не показувати поштові адреси людям з боку. Я думаю, що помилково вважати, що людям комфортно, коли їхні адреси бачать інші люди. Наприклад, якщо це запрошення на вечірку: не всі знайомі один з одним, тому часто буває недоречним, щоб люди бачили контакти один одного».
Наступні вирази найчастіше використовуються для написання офіційних електронних листів:
1. Якщо ми хочемо прикріпити файл, то вказуємо:
Pleasefindattached– Просимо прийняти у вкладенні
Please find attached my resume. – Прошу прийняти у вкладеннімоє резюме.
Please find attached photos from the conference. – Прошу прийняти у вкладенніфотографії з конференції.
2. Якщо ми хочемо переслати (перенаправити) листа, використовуємо вираз:
I`ve forwarded ________ to you. – Я перенаправив вам ________.
I`m forwarding ________ to you. – Пересилаю Вам _______.
I`ve forwardedBill`s resume to you. -Я перенаправив Вам резюме Білла.
I`m forwardingJohn`s email to you. -Пересилаю Вамелектронний лист Джона.
3. Якщо хочемо відзначити когось у копії листа, то використовуємо вираз:
(name) on this email |
– Я відзначив (ім'я) у копії цього електронного листа.
I` ve cc` d Umar on this email. – Я відзначив Умара у копії цього електронного листа.
* We`ve copied Umar tokeephimintheloop. – Ми відзначили Умара у копії листа для того, щоб тримати його в курсі.
Please keep me in the loop. -Будь ласка, тримай мене в курсі.
4. Наступний вираз допоможе підвести лист до завершення:
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me. -У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me.
Sincerely,
Джон –
У разі виникнення запитань, звертайтеся до мене.
З повагою,
Джон
5. Для того, щоб закінчити лист, використовуємо такі вирази:
I look forward to | hearingfromyou- Чекаю від вас відповіді. meetingyou– Чекаю на зустріч з Вами. yourreply- Чекаю на вашу відповідь. |
Look forward to + verb + ing- чекати з нетерпінням)
Для завершення електронного листа використовуємо такі вирази:
KindRegards (Regards) - З найкращими побажаннями, з повагою
WarmWishes — З найкращими побажаннями
YoursTruly- Щиро Ваш, з повагою.
English Joke
Пересування в cheap restaurant tried to make conversation with man beside him at counter.
"Awful rainy spell-like the flood."
"The flood?" The tone була polite, але inquiring.
"The flood-Noah, the Ark, Mount Ararat."
Інший bit off half slice of bread, shook his head, and mumbled thickly:
"Hain't read to-day's paper yit."
Ймовірно, Ви вже звертали увагу, щопри отриманні листів від деяких авторіву розділі «кому» стоїть список із кількох десятків імейлів різних людей. Причому ні Ви, ні ці люди не давали своєї згоди на те, щоб ці імейли були засвічені. Звичайно, хтось з адресатів, відпишеться від цієї розсилки (нам усім набрид потік спаму на наші пошти). Але одне безумовно – всі одержувачі віднесуться до автора розсилки, як до людини непрофесійної. І навряд чи погодяться ухвалити його пропозицію.
Як же зробити так, щоб не надсилати кожному адресату листа окремо і водночас «не світити всіх перед усіма»?
Майже будь-який поштовий сервіс дозволяє це зробити.
Розглянемо цю можливість на прикладі найпопулярнішої для ділових розсилок поштою gmail.com
Зазвичай для надсилання листа ви використовуєте вікно "Написати". Натиснувши на нього, бачите нове вікно «Нове повідомлення», в яке і вставляєте все, що потрібно для створення та надсилання самого листа.
У вікно "Отримувачі" зазвичай вставляємо імейли наших адресатів.
Копія означає "точна копія". Це поле використовується, коли ви просто хочете надіслати листа комусь, хто не є основним одержувачем. Таким чином, ви можете тримати людину в курсі, даючи їй знати, що відповідати на лист не обов'язково. Але всі одержувачі цього листа бачать адреси (і навіть імена) один одного.
Прихована копія означає «точна прихована копія». Вона працює так само, як і Копія, але в цьому полі всі адреси одержувачів приховані.
Таким чином, використання цього поля – один з найкращих способів надіслати листа великої кількості людей і дотриматися конфіденційності. Отже, і не зіпсувати ставлення з ними. Використовуючи цю можливість, можна вставити до 30 імейлів. А це означає, що одним натисканням кнопки ви можете надіслати цей лист одразу 30 адресатам, не показуючи їхні імейли.
І ще, за потреби, можна вставити в тіло листа картинку ( 4 ) або прикріпити файл ( 5 ).
Саме ця пошта дає максимальну кількість можливостей для редагування.
Аналогічно можна надіслати одночасно декільком адресатам листа та поштою yandex.ru.
Натискаєте на "Написати" і далі у вікні "Кому" ( 1 ) вставляєте імейл першого адресата, а потім вибираєте функцію «Копія» ( 2 ) або «Прихована копія» ( 3 ). Залежно від того, чи хочете ви, щоб усі одержувачі вашого листа побачили всі імейли або зберігаєте їх право на конфіденційність адрес, вибираєте одну з функцій. Щоб додати кожен наступний імейл до списку, необхідно натиснути кнопку із зображенням чоловічка з «плюсиком» перед ним ( 4 ). Тоді з списку, що випав, можете вибрати своїх постійних адресатів або вписати їх імейли вручну.
Картинки можна завантажити з Яндекс Диска та файли прикріпити теж, як завжди.
Натискаєте кнопку «Написати», з'являється вікно, у якому при натисканні мишкою у вікні «Кому» ( 1 ), з'являється список з переліком ваших постійних адресатів ( 2 ). Можете вибрати із цього списку потрібного. Або просто вставити бажаний имейл адресата вручну.