Учимся делать красивую подпись в Outlook. Как за несколько кликов сделать собственную подпись в Outlook: секреты и советы Где в outlook настроить подпись

В этой статье мы покажем, как автоматически создать подпись пользователя в почтовом клиенте Outlook 2010 / 2013 с помощью PowerShell на основе данных из Active Directory. Благодаря описанной методике, можно добиться того, что при первом входе в систему и запуске Outlook у любого нового пользователя домена по единому шаблону автоматически создается подпись с его контактными данными, полученными из Active Directory.

Естественно, для того, чтобы такой скрипт работал корректно, нужно чтобы у всех пользователей в AD были указаны актуальные данные. В данном примере в подписи пользователя мы будем использовать следующие атрибуты Active Directory:

  • ФИО пользователя на русском языке (в моем случае эти данные хранятся в атрибуте Description),
  • должность (атрибут Title)
  • наименование компании (поле Company)
  • почтовый индекс, город и адрес (PostalCode, City, StreetAddress)
  • телефонный номер (OfficePhone)
  • почтовый адрес (Mail)
  • адрес сайта (Homepage)

Нам нужно создать 3 файла с шаблонами подписей для Outlook в форматах htm (HTML), rtf (Rich Text) и txt (Plain Text). Дизайн, содержание и внешний вид шаблонов подписей в этих файлах должен соответствовать требованиям к корпоративной почтовой подписи.

Создадим файл signature.htm со следующим html кодом:







С уважением





@DESCRIPTION






Тел.@OFFICEPHONE


@WEBSITE


e-mail:@EMAIL




Содержимое файлов signature . rtf и signature . txt будет таким:

С уважением,
@NAME
@DESCRIPTION
@COMPANY
@POSTALCODE, @CITY, @STREETADDRESS
Тел. @OFFICEPHONE
e-mail:@EMAIL
site:@WEBSITE

В каталоге C :\ Users \ Public \ Downloads создадим папку OutlookSignature , в которой будут хранится шаблоны подписей для Outlook и подписи пользователей компьютера. Внутри каталога C:\Users\Public\Downloads\OutlookSignature создадим подкаталог Templates , в который нужно скопировать три файла с шаблонами подписей (это можно сделать вручную или с помощью предпочтений групповых политик (GPP)).

Создадим новый файл outlooksignature.ps1 со следующим кодом PowerShell (перед каждым блоком кода приведу краткое описание)

Определим набор переменных. В переменной $User содержится имя пользователя, из-под которого запускается скрипт. В остальных переменных пропишем имена и расширения файлов и пути к ним.

$User = $env:UserName
$FileName = "signature"
$FileExtension = "htm","rtf","txt"
$Path = "C:\Users\Public\Downloads"
$PathSignature = "$Path\OutlookSignature"
$PathSignatureTemplates = "$Path\OutlookSignature\Templates"
$PathSignatureUser = "$PathSignature\$User"
$AppSignatures =$env:APPDATA + "\Microsoft\Signatures"

Загрузим модуль PowerShell для работы с AD. Затем с помощью командлета получим значения интересующих нас атрибутов пользователя в Active Directory и сохраним их в объекте $AD_user.

Примечание . Для работы командлета Get-ADUser в Windows 7 на ПК должен быть установлен , и включен компонент Active Directory Module For Windows PowerShell (Control Panel -> Programs and Features -> Turn On/Off Windows Features -> Remote Server Administration Tools -> Role Administration Tools -> AD DS And AD LDS Tools)

Import-module activedirectory
$AD_user = Get-ADUser $User -Properties Title,Company,Description,Fax,HomePage,Mail,OfficePhone,PostalCode,City,StreetAddress

Создадим каталог для хранения файлов подписей пользователя и скопируем в него файлы шаблонов:

New-Item -Path "$PathSignature\$User" -ItemType Container –Force

{
Copy-Item -Force "$PathSignatureTemplates\$FileName.$Ext" "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Затем с помощью функции replace заменим данные в шаблонах на данные пользователя из AD:

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
(Get-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext") | Foreach-Object {
$_`
-replace "@NAME", $AD_user.Description `
-replace "@DESCRIPTION", $AD_user.title `
-replace "@COMPANY", $AD_user.Company `
-replace "@STREETADDRESS", $AD_user.StreetAddress `
-replace "@POSTALCODE", $AD_user.PostalCode `
-replace "@CITY", $AD_user.City `
-replace "@OFFICEPHONE", $AD_user.OfficePhone `
-replace "@EMAIL", $AD_user.Mail `
-replace "@WEBSITE", $AD_user.Homepage `
} | Set-Content "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
}

Осталось скопировать файлы с шаблонами подписей в каталог, в котором Outlook 2010 / 2013 / 2016 хранит подписи %APPDATA%\Microsoft\Signatures (C:\Users\username\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures).

foreach ($Ext in $FileExtension)
{
Copy-Item -Force "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext" "$AppSignatures\$User.$Ext"
write-host "$PathSignatureUser\$FileName.$Ext"
write-host "$AppSignatures\$User.$Ext"
}
Чтобы при запуске Outlook использовал созданные файлы с шаблонами подписей, нужно

  • Удалить параметр First-Run в ветке HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Версия Office>\Outlook\Setup
  • В ветке HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\< Версия Office>\Common\MailSettings создать два строковых параметра с именами NewSignature и ReplySignature , в которых будет содержаться имя шаблона с подписью (в нашем примере имя шаблона соответствует имени учётной записи в AD)

Соответственно, для работы с разными версиями MS Office нужно добавить такой код:

#Office 2010
If (Test-Path HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0") {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\14.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}
#Office 2013
If (Test-Path HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0") {
Remove-ItemProperty -Path HKCU:\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Setup -Name First-Run -Force -ErrorAction SilentlyContinue -Verbose
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "ReplySignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
New-ItemProperty HKCU:"\Software\Microsoft\Office\15.0\Common\MailSettings" -Name "NewSignature" -Value $User -PropertyType "String" -Force
}

Осталось назначить данный PowerShell скрипт на однократный запуск с помощью Group Policy Preferences при входе пользователя в систему. В результате при запуске Outlook автоматически будет использовать сформированную электронную подпись для отправляемых писем (на первом рисунке статьи приведен пример такой автоматически сформированной подписи).

Несколько советов .


Сегодня мы каждый день пользуемся теми или иными почтовыми клиентами. При отправке письма считается хорошим тоном проставлять свою подпись, но если вам необходимо отправлять в день больше 10 писем проставлять подпись к каждому из них довольно долго. К счастью, современные почтовые клиенты имеют возможность прикреплять подпись автоматически к каждому новому письму и Outlook не стал исключением. Как сделать подпись в Аутлуке? Подпись можно настроить меньше чем за пару минут для вашего аккаунта в Outlook. Однако, следует учитывать, что настройки для разных версий Outlook могут немного отличаться.

Совет: По умолчанию во многих почтовых клиентах подпись для ваших писем можно задать сразу же после регистрации во всплывшем окне. В Outlook придётся немного покопаться в настройках, к счастью, современные версии программы имеют очень простое и понятное управление.

Настраиваем подпись в разных версиях Outlook

Для начала настроим подпись в Outlook 2003. Данная версия уже устарела, но всё равно ещё используется некоторыми пользователями. В верхнем меню переходим во вкладку «сервис» и открываем «параметры». В оке параметров ищем раздел «сообщения» и внизу выбираем «выбор подписей для учётной записи», в открывшемся списке выбираем свою учётную запись. После выбираем «Создать» и в появившемся окне вводим имя подписи и жмём «далее». Теперь можем ввести текст для самой подписи и сохранить его. После сохранения нажимаем «Ок» и «Применить» во всплывающих окнах, перезапускаем программу и теперь к каждому вашему письму прикрепляется подпись.

Теперь разберёмся как настроить подпись в Outlook 2010. Здесь всё уже намного легче, так как интерфейс более простой. Входим в окно редактора письма, для этого нажимаем «создать». В редакторе ищем раздел «подпись» и в выпавшем меню опять выбираем «подпись» и после пункт «изменить подпись». Открывается текстовый редактор для подписей, где вы вводите текст и имя своей подписи, также можно к подписи добавлять изображение и гиперссылки. Нажимаем «Ок» и сохраняем все изменения. Теперь подпись автоматически привязана к вашему аккаунту.

В Outlook 2013 создание подписи тоже не отличается чем-то сложным. Выбираем «файл», переходим в «параметры». В меню параметров слева ищем раздел «почта» и в разделе почта находим «подписи» в правой части. Далее открывается редактор подписи, вы пишите и сохраняете свою подпись.

Очень часто, особенно в корпоративных переписках, при оформлении письма требуется указывать подпись, в которой, как правило содержится информация о должности и имени отправителя и его контактных данных. И если писем приходится отправлять очень много, то каждый раз писать одну и туже информацию достаточно тяжело.

К счастью, в почтовом клиенте есть возможность автоматического добавления подписи к письму. И если вы не знаете, как в аутлуке сделать подпись, то в этом вам поможет данная инструкция.

Рассмотрим настройку подписи на двух версиях Outlook – 2003 и 2010.

Первый делом запускаем почтовый клиент и в главном меню переходим в раздел «Сервис», где выбираем пункт «Параметры».

В окне параметров переходим на вкладку «Сообщение» и, в нижней части этого окна, в поле «Выбор подписей для учетной записи:» выбираем нужную учетную запись из списка. Теперь нажимаем кнопку «Подписи…»

Теперь перед нами открылось окно создания подписи, где мы нажимаем кнопку «Создать…».

Здесь необходимо задать имя нашей подписи и затем нажать кнопку «Далее».

Теперь новая подпись появилась в списке. Для быстрого создания можно ввести текст подписи в нижней поле. Если же требуется особым образом оформить текст, то следует нажать «Изменить».

Как только вы текст подписи будет введен, все изменения нужно сохранить. Для этого нажимаем кнопки «ОК» и «Применить» в открытых окнах.

Создание электронной подписи в MS Outlook 2010

Теперь давайте посмотрим, как сделать подпись в электронной почте Outlook 2010

По сравнению с Outlook 2003, процесс создания подписи в версии 2010 немного упрощен и начинается он с создания нового письма.

Итак, запускаем Outlook 2010 и создаем новое письмо. Для удобства развернем окно редактора на весь экран.

Теперь, нажимаем кнопку «Подпись» и в появившемся меню выбираем пункт «Подписи…».

В этом окне нажимаем «Создать», вводим имя новой подписи и подтверждаем создание нажатием кнопки «Ок»

Теперь мы переходим в окно редактирования текста подписи. Здесь можно как ввести необходимый текст, так и отформатировать его по своему вкусу. В отличии от предыдущих версий, в Outlook 2010 имеется более расширенный функционал.

Как только текст введен и отформатирован, нажимаем «Ок» и теперь, в каждом новом письме будет присутствовать наша подпись.

Итак, мы рассмотрели с вами как добавить подпись в Outlook. Результатом проделанной работы будет автоматическое добавление подписи в конец письма. Таким образом, пользователю уже не потребуется каждый раз вводить один и тот же текст подписи.

В Outlook можно создать один или несколько персонализированные подписи для сообщений электронной почты. Подпись может включать текст, рисунки, электронную визитную карточку, эмблему или даже изображение рукописной подписи. Можно настроить Outlook, чтобы подписи ко всем исходящим сообщениям автоматически добавляются или создать свою подпись и добавить его к сообщениям на по обстоятельств.

Создание подписи и настройка добавления подписи в сообщения в Outlook

Важно: Если у вас есть учетная запись Майкрософт Office 365 и использовать Outlook и Outlook в Интернете или Outlook в Интернете для бизнеса, необходимо создать подпись в обоих продуктов. Создание и использование подписей электронной почты в Outlook в Интернете, читайте в статье Создание и добавление подписи электронной почты в Outlook.com или Outlook в Интернете .

Если вы хотите увидеть, как это делается, .

    Откройте новое сообщение электронной почты.

    Выберите пункт подпись > подписи в меню сообщение .

    В зависимости от размера окна Outlook и при создании нового сообщения электронной почты или ответа или пересылке сообщения меню и подписи кнопка может быть в двух разных местах.

    В разделе выберите подпись для изменения выберите команду Создать и в диалоговом окне Новая подпись введите имя для подписи.

    В разделе изменить подпись создайте свою подпись. Можно изменить шрифты, цвета шрифта и размеров, а также выравнивание текста. Если вы хотите создать более надежный подписи с маркеры, таблицы или границ, с помощью Word форматирование текста, а затем скопируйте и вставьте подпись в поле изменить подпись .


    Примечания:

  1. В разделе Выбор подписи по умолчанию настройте следующие параметры для подписи:

    В поле раскрывающегося списка учетной записи электронной почты выберите учетную запись электронной почты будет связана с подписью. Можно настроить разные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

    Если вы хотите, чтобы ваша подпись добавлена ко всем новым сообщениям по умолчанию в раскрывающемся списке новые сообщения , выберите один из подписей. Если необходимо не автоматическое добавление подписи в новые сообщения, выберите (вариант нет). Это не добавить подпись в любой сообщений, ответов и пересылаемых.

    Если вам нужно подпись в сообщениях ответить и вперед, в раскрывающемся списке ответы и пересылаемые сообщения выберите один из подписей. В противном случае - примите параметр по умолчанию (нет).

    Выберите кнопку ОК , чтобы сохранить новую подпись и вернитесь к сообщению. Outlook не добавить новую подпись в сообщение, открытые при выполнении шага 1, даже если вы решили подписи ко всем новым сообщениям. Вам необходимо будет вручную добавить подпись в одно сообщение. Подпись добавлена автоматически будет иметь всех будущих сообщений. Добавление подписи вручную, выберите в меню сообщение подпись и выберите подпись, которую вы только что создали.

Добавление логотипа или изображения в подпись

Если у вас есть логотип компании или изображение, чтобы добавить подпись, выполните следующие действия.

Вставка подписи вручную

Если вы не хотите, чтобы подпись добавлялась во все новые сообщения, ответы и пересылаемые письма, можно вставлять ее вручную.

Программа Microsoft Outlook является почтовым клиентом, который помимо работы с электронной почтой, также предоставляет клиенту широкий спектр дополнительных функций.

Благодаря этому мессенджеру у пользователя всегда будет доступ к , планировщику и массе других удобных разработок.

Cодержание:

Что касается электронной переписки, то и здесь имеет свои особенности, как, например, наличие электронной подписи, которая иногда может быть очень полезной.

Подпись, как правило, содержит полное имя отправителя, его должность и компанию, в которой он работает.

Таким образом, она удостоверяет его личность, что исключает возможность общения с различными мошенниками. Кроме этого, она может содержать в себе:

Посредствам программы единожды созданную подпись можно автоматически прикреплять ко всем исходящим письмам, но в какой-то момент может возникнуть потребность изменить ее.

Как правильно это сделать, мы расскажем в инструкции ниже.

Настройка существующих подписей в Outlook

Чтобы отредактировать одну или несколько подписей, необходимо перейти к следующим действиям:

1 зайдя в Outlook, выбрать вкладку «Файл» ;

2 в ней отыскать «Параметры» и перейти в них;

4 в нем мы находим кнопку «Подписи» и, кликнув по ней, переходим в режим создания и редактирования подписей.

В окне «Выберите подпись для изменения» указаны все существующие ранее созданные подписи, которые можно переименовывать или же удалять.

По средствам этого же окна создаются новые подписи.

Чтобы перейти к настройкам, следует кликнуть по нужной записи и тогда высветятся все данные, известные о ней. В нижнем окне отобразится поле для редактирования. В нем вы можете что-то подкорректировать или полностью переписать информацию заново в зависимости от своих потребностей.

Кроме этого, в той же панельке размещены дополнительные возможности, такие как размещение , и интернет ссылки, на сайт вашей компании или предприятия, к примеру.

Заключительный раздел содержит в себе настройки по умолчанию. Если у вас несколько подписей, обозначьте ту, которой пользуетесь чаще всего и она будет крепиться автоматически.

В этом разделе также можно выбрать отдельно подписи для новых писем и для ответов на чьи-то запросы.

После того, как все желаемые вами манипуляции для корректировки подписи будут совершенны, сохраняем результат и покидаем раздел, нажав кнопку «Ок» .

Кроме стандартного способа изменения подписи, где все пошагово и просто, есть еще и иной способ ее настройки – ручной. Для его осуществления пользователю необходимо при создании нового письма найти на верхней панели инструментов иконку, обозначающую подпись, кликнуть на нее и выбрать подходящий вариант.

Рис. 9 – Ручная настройка подписи

Итог

Процедура редактирования подписи выглядит примерно одинаково как в 2013 года, так и 2016 года выпуска, поэтому если следовать инструкции, что приведена выше, трудностей возникнуть у вас не должно.

Если же вы изначально не располагаете созданной подписью, то тем же описанным путем можно зайти в раздел «Подписи» и вместо редактирования выбрать кнопку «Создать» .

Заполните все поля, что уже были упомянуты, лишь дописав и адрес электронной почты и вы получите готовую подпись. Главное, не забудьте ее после этого сохранить.

Как видите, процедура простая и не требует от вас слишком больших временных затрат.